Las mejores aplicaciones de apoyo para tu empresa

Fran Páez

Durante nuestras asesorías personalizadas hemos identificado necesidades recurrentes entre las empresas locales. Muchas de ellas están inclusive dispuestas a realizar un software a medida que solucione algún inconveniente sin saber que ya existe un SAAS (software as a service) que puede ayudarles a un bajísimo costo con sus problemas.

Gestión empresarial, Contabilidad, Gestión de Clientes, Mensajería Automática o Comunicación interna, son habilidades que cualquier empresa, sobre todo de una PYME, debe dominar en estos tiempos. 

A día de hoy, vas a encontrar miles y miles de aplicaciones orientadas al mundo empresarial, y saber cuál puede ser la idónea para ti puede ser todo un reto. Por eso las hemos organizado en varias categorías y hemos seleccionado aquellas que, en nuestra opinión, destacan, y que no faltan en nuestro propio día a día. 

Si buscas mejorar tu productividad y organización, o simplemente buscas que tu vida y tu día a día sean más sencillos, esta lista de aplicaciones para empresas (en versión desktop, nube o app móvil)  quizás sea lo que realmente necesitas revisar antes de tomar una inversión externa:

Evernote Pro

Las versiones de Evernote de paga son muy potentes para trabajar en equipo y ordenar todo tipo de contenido desde pdf hasta textos y hojas de cálculo. 

Evernote es una aplicación muy avanzada y a la vez muy simple, para tomar notas y sincronizarlas en todos tus dispositivos. Aunque sencilla en su planteamiento, las posibilidades son ilimitadas, y también lo son sus aplicaciones en el mundo empresarial. Desde anotar ideas de negocio o estrategia, hasta hacer listas de tareas pendientes o recordatorios y compartirlos en tiempo real a través de la nube. 

Evernote no solo te permite almacenar mensajes, sino que puedes organizar imágenes, notas de audio, archivos con un límite base de 10 GB por usuario al mes. 

Además, cuenta con una versión freemium bastante potente que puedes utilizar con cierto límite pero muy eficientemente con tu equipo.

Google Workspace

Gestionar correos electrónicos, hacer sitios web (simples), formularios, encuestas, documentos, reuniones virtuales (meets), gestionar tu calendario de trabajo y el espacio en la nube Google Drive es parte ahora del Workspace que obtienes gratuitamente con una cuenta de Gmail. 

Pero si deseas desbloquear las mejores funciones y darle rienda suelta al verdadero potencial de esta genial suite de herramientas, deberás obtener algún plan especializado. 

Además del poder de tener un correo electrónico empresarial personalizado con tu dominio, podrás obtener mucho espacio en la nube y realizar tareas con todo el poder de los servidores de google. 

Desde finales de 2020, G Suite pasa a llamarse Google Workspace, e introduce muchas novedades. Muchos de estos cambios derivan de las nuevas necesidades de las empresas y la mayor demanda de utilizar herramientas colaborativas, dado a que muchas empresas han cambiado su forma de colaboración presencial a en línea.

De esta forma, la plataforma se convierte en un espacio de trabajo integrado en la que el usuario puede encontrar todo lo que necesita para mejorar su comunicación y trabajo, esté dónde esté. 

Google Sheets, junto con Google Docs y Google Slides, es parte de la Suite de Google dentro de Google Drive. Es un equivalente muy similar a la suite de Microsoft Office.

Esta es una de las mejores soluciones para organizar y compartir archivos de trabajo colaborativo. Aparte de permitirte organizar tus documentos de manera sencilla y efectiva, estos documentos pueden ser editados por varios colaboradores en tiempo real.

Puedes crear todo tipo de archivos editables dentro de la misma plataforma, lo cual le añade comodidad: documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, formularios, etc. Es una buena manera de centralizar todos tus documentos colaborativos y organizarlos eficazmente.

Este disco duro virtual te permite almacenar grandes cantidades de información de manera muy segura con sólo tener una cuenta gmail. 

Google Sheets está disponible como una aplicación web, accesible a través de Chrome , Firefox, Internet Explorer y la gran mayoría de navegadores para desktop y laptop . Esto significa que Google Sheets es compatible con todos los equipos de escritorio y portátiles (por ejemplo, Windows, Mac, Linux) que pueden ejecutar cualquiera de los navegadores web populares. 

También está disponible una aplicación móvil de Google Sheets para instalar en dispositivos Android y apple. 

Google Sheets admite una lista de formatos de hojas de cálculo y tipos de archivos comunes: .xlsx, .xls, .xlsm, .xlt, .xltx, .xltxm, .ods, .csv, .txt, .tsv, .tab Los usuarios pueden abrir, importar, editar y guardar o exportar hojas de cálculo (incluido Microsoft Excel) y documentos con Google Sheets. Los archivos de Excel se pueden convertir fácilmente a Hojas de cálculo de Google y viceversa. 

Además de un potente servidor con base en Google para editar en tiempo real con o sin equipos de trabajo, archivos dentro del mismo ecosistema, permitiéndole a tu equipo trabajar en forma y en equipo.

Trello

Esta es una herramienta de gestión de colaboraciones que te ofrece una visión general de lo que se está trabajando, quién está trabajando en cada proyecto y hasta dónde han llegado al momento. La herramienta organiza tus proyectos en forma de tableros, tarjetas y listas, esto para mantener una forma visual de todos los proyectos y poder segmentar con facilidad y priorizar las tareas.

La plataforma se inspira libremente en el sistema de placa KanBan que fue desarrollado por Toyota como una forma de gestionar la flexibilidad mientras se mantiene la producción en sus límites altos sin límite.

¿Qué es Trello y Cómo Puede Ayudar a Su Pequeña Empresa?

Trello se encuentra entre una herramienta de lista de tareas, una herramienta de seguimiento visual y una herramienta de gestión de proyectos que te permite asignar tareas a en equipo, agregar listas de verificación, discusiones, documentos y realizar un seguimiento de su progreso.

Un tablero es básicamente una página que contiene listas bien establecidas que le da una visión completa de sus proyectos. Los elementos dentro de las listas se llaman tarjetas. Las tarjetas se pueden arrastrar y soltar fácilmente dentro de las listas.

Las tarjetas individuales también pueden contener plazos, archivos adjuntos, listas de verificación, imágenes, notas de discusión y etiquetas de colores. Las tarjetas Trello son como notas adhesivas, pero mejor porque son digitales, se pueden buscar y compartir, y también vienen con recordatorios.

Trello puede ser extremadamente útil si deseas crear un esquema de tareas para fines de planificación de su negocio, y asignar y realizar un seguimiento de las tareas hasta su finalización.

Usa tarjetas para asignar las tareas de cada miembro de tu equipo y recuerda programar una fecha límite y un recordatorio. También puedes mover la tarjeta de un miembro del equipo a otro miembro si está demasiado ocupado para completar la tarea a tiempo. 

Rescuetime

Este SAAS te permite rastrear todas las actividades y luego delimitar dentro de un panel de control cuáles son las actividades que realizas que te brindan más resultados y cuáles son pérdida de tiempo. 

Siempre hay una posibilidad de optimizar tu trabajo y de priorizar las tareas acorde a tu disponibilidad de horario y energía.

Tiene una integración con Google Calendar para que puedas visualizar al finalizar el mes cuáles fueron aquellos puntos del día dónde perdiste objetividad y cómo solucionar estos escapes de atención.

¿Quieres saber realmente cuánto tiempo a lo largo del día pierdes? Para el control de la productividad y el seguimiento del tiempo que pierdes a lo largo del día, se creó esta aplicación Rescuetime.

No sólo captura todos los movimientos que realizas en tu ordenador a lo largo del día en línea sino también puede monitorear lo que sucede fuera de ella. Registra el tiempo real que pasas en aplicaciones y páginas web para, al final del día, elaborar un informe detallado basado en tu actividad.

MailChimp

MailChimp fue creado en 2001 por los propietarios de agencias de diseño web, Ben Chestnut y Dan Kurzius, que querían crear un servicio de marketing por correo electrónico asequible para pequeñas empresas. 

Se ha convertido en una plataforma de marketing completa que ofrece páginas de destino, sitios web, postales y más. Lo elegimos como el mejor software de marketing por correo electrónico porque ofrece a las pequeñas empresas marketing por correo electrónico de alto nivel con planes de pago gratuitos y asequibles.

El software de correo electrónico gratuito de MailChimp hace que sea fácil para los propietarios de negocios nuevos en el marketing por correo electrónico comenzar. La plataforma ofrece plantillas de correo electrónico prefabricadas, ventanas emergentes de suscripción y formularios de registro, segmentación de audiencia y personalización básica. Los usuarios también obtienen una aplicación móvil que les permite ver el rendimiento de la campaña y enviar correos electrónicos con solo unos pocos clics.

Slack

Slack se creó originalmente como una herramienta de comunicación interna para una empresa de desarrollo de juegos iniciada por el cofundador de Flickr, Stewart Butterfield, en 2009. Lanzado públicamente en 2013, actualmente tiene más de 12 millones de usuarios en más de 150 países.

Lo elegimos como el mejor software de comunicación en equipo porque ofrece mensajería, comentarios y colaboración en tiempo real en una plataforma en línea gratuita.

Slack se desarrolló para eliminar las ineficiencias y retrasos de la comunicación por correo electrónico. El software permite a los usuarios crear canales que se pueden organizar en torno a un tema, equipo, proyecto o incluso un cliente. Los canales pueden ser públicos y abiertos a todos los usuarios de una cuenta de Slack o privados y solo se puede acceder a ellos mediante invitación.

WordPress

Es el mejor CMS por excelencia y tiene opciones que aún no pueden ser superadas por la mayoría de hacedores de páginas web. Se cree que más de un tercio de las web actuales están hechas en su totalidad o en parte con esta tecnología de código abierto.

Escoge entre miles de “themes” o temas gratuitos y premium para poner en marcha tu sitio web o el blog de tu pequeña empresa en un abrir y cerrar de ojos.

Lo uso para todos mis sitios personales y de clientes. Es fácil de usar y de configurar. Sin mencionar que las oportunidades de personalización son infinitas.

WordPress está migrando a un sistema de bloques y desde hace algunos años, con la ayuda de Gutenberg (el sistema de bloques nativo de WP) ahora es casi intuitivo hacer una página web, sin necesidad de plantillas.

Además, dado a que GOOGLE está exigiendo velocidades de carga cada vez más rápidas, WP ha optimizado y minimizado su código a lo más básico para que cargue como una bala. Este blog utiliza el theme de GeneratePress que es el que nosotros consideramos es el mejor para este tipo de tareas, por muchas razones.

¿Quieres ayuda con tu WordPress? No dudes comunicarte con nosotros.

Bitrix24

Esta excelente tecnología la utilizamos para muchos de nuestros sitios web personales y de clientes. Es fácil de usar y ofrece características como:

  • CRM (Gestión de relaciones con el cliente)
  • ERP a medida (customizable) 
  • Gestión de proyectos
  • Comunicación interna – email externo
  • Videoconferencia
  • Gestión de tickets

Si estás confundido acerca de exactamente lo que hace Bitrix24, puedes llamarlo un software de colaboración, pero también tiene varias funciones que algunas personas encuentran bastante útiles para “customizar” -aunque esa palabra no exista aún en nuestro diccionario castellano- . Sin mencionar que las oportunidades de implementación para empresas son infinitas.

Otra característica que distingue a Bitrix24 de otros programas son sus eficientes herramientas de gestión de proyectos.

Tiene una amplia gama de características organizativas que pueden mejorar la eficiencia de su equipo.

Bitrix software te permite crear grupos separados para cada uno de tus proyectos. Cada grupo puede almacenar todos los archivos, discusiones y tareas. Puedes personalizar los parámetros de acceso para cada grupo para que solo los empleados autorizados puedan acceder a los datos confidenciales.

La plataforma del software también permite a los usuarios organizar los cronogramas del proyecto mediante la creación de calendarios y diagramas de Gantt.

Además ayuda a los gerentes de ventas a establecer relaciones lógicas entre las tareas. Los gerentes de ventas también pueden tener más facilidad para monitorear el progreso de cada agente de ventas.

Herramientas personalizables: la plataforma permite a los usuarios personalizar listas de verificación, notificaciones y recordatorios. También tiene un planificador de tareas personalizable, que permite a diferentes equipos delegar y personalizar campos en cada tarea. Estos pueden ayudar a diferentes equipos a calificar diferentes tareas fácilmente y compartir plantillas.

Esto ayuda a los gerentes de ventas a monitorear los plazos e identificar posibles retrasos.

Whatsapp y Messenger

Si aún no utilizas estas dos aplicaciones para gestionar tu comunicación con el cliente es momento que comiences ayudándote de un robot que gestione todas tus comunicaciones primarias. 

No sólo ahorrarás tiempo eficiente sino tendrás el beneficio de poder segmentarles y poder introducirlos a un sistema de registro que te será de gran utilidad para gestionar tus tareas.

En Teraby te ayudamos a crear tu primer chatbot para cualquiera de estas dos lineas de comunicación. Comunícate con nosotros, tenemos paquetes que se adaptan a tus necesidades y presupuestos. 

Con la ayuda de Chatbots, las tareas de comunicación se han vuelto más simples. Ahora podemos automatizar estas tareas con la interacción de la Inteligencia Artificial. Consulta con nosotros si quieres información.

Canva

Es posible que tu empresa no cuente con el presupuesto de marketing y de diseño de grandes empresas como Sony, Apple o Google, ¡pero eso no significa que no pueda hacer grandes cosas! No necesitas un gran presupuesto de marketing para tener un impacto visual en su audiencia. De hecho, a veces son las ideas de marketing más asequibles las que le brindan el mayor rendimiento por su inversión.

Canva te permite tener un estudio de diseño muy avanzado al alcance de unos clicks, algunos hasta dicen que le ha quitado una gran parte al mercado de diseñadores gráficos.

Con esta herramienta podrás generar imágenes, gráficos, infografías y posters para RRSS de manera muy eficaz a un par de clicks. La verdad CANVA no sólo revolucionó el mercado de diseño gráfico, sino vino a permitirle a cualquiera a realizar tareas gráficas de alta calidad sin necesidad de saber mucho de diseño.

La gran ventaja de CANVA para las PYMES definitivamente es la flexibilidad de hacer imágenes, Videos, afiches, logos, presentaciones, banners o artes para sus Redes Sociales sin necesidad de pagarle a un experto.

Grammarly (Inglés)

Por último, no queríamos dejar de hacer referencia a una aplicación que, actualmente, solo te servirá si necesitas comunicarte en inglés con clientes, proveedores, contactos, pero que esperamos que en algún momento saque una versión en castellano. 

Se trata de Grammarly, un asistente de escritura que se instala como extensión de Chrome y que corrige la gramática de todo lo que escribas: ya sea un email, un post en Facebook, una entrada en tu blog.

Teniendo en cuenta que los empleados pueden estar escribiendo utilizando una gran variedad de interfaces y herramientas, la transición de una plataforma de comunicación a otra puede requerir que los empleados mantengan el compromiso usando diferentes tonos de lenguaje.

Esperamos que este listado te sea de utilidad. Escríbenos si quisieras saber de aplicaciones para alguna actividad especifica.

¿Tienes otras herramientas que compartimos? cuéntanos en los comentarios.