Chatbots para entrevistas y contratación de personal

Fran Páez

Como hemos visto, estos asistentes virtuales pueden ayudarnos enormemente a realizar tareas repetitivas de manera muy eficiente y con mucha precisión. Pero ¿Quién querrá ser entrevistado por un Robot a la hora de buscar trabajo?

Diseñados y construidos específicamente para fines de recursos humanos, estos Bots pueden ayudar a ahorrar tiempo, dinero y mejorar la experiencia general del solicitante.

Un estudio realizado por GARTNER indica:

“Las funciones de reclutamiento a menudo quedan enterradas bajo un gran volumen de solicitudes, lo que dificulta la reducción de solicitantes y proporcionar una buena experiencia como candidato. Los chatbots pueden reducir las tareas rutinarias, pero solo si los líderes de reclutamiento las implementan adecuadamente”

Recordemos datos interesantes: 

En 1950, Alan Turing predijo que para el año 2000, las computadoras podrían “pasar como humanos” durante una conversación de texto.

Para 2025, también Gartner predice que la persona promedio tendrá más conversaciones con chatbots que con su cónyuge, este dato es un poco triste pero es real, creo que es momento de recordar lo importante que es la comunicación con nuestros seres queridos, para evitar que esto suceda.

Pero regresando al tema, los bots son eficaces en nuestro trabajo y debemos considerarles hoy más que nunca, sobre todo por su relación costo-eficiencia.

Otro detalle revelador dice que 2/3 de los candidatos se sienten más cómodos interactuando con un chatbot que con un humano, quizás sea el factor nervios, pero cualquiera se sentiría más relajado contestando sin sentirse observado y evaluado (como suelen ser las entrevistas).
Según Juniper Research, se predice que los chatbots ahorrarán a las empresas al rededor del mundo más de 8 8 mil millones de dólares y 2.5 mil millones de horas para el año 2023.

Realmente, ¿Necesitas un Bot para reclutamiento?

La realidad es que la mayoría de empresas están tratando de automatizar la mayor cantidad de procesos. La razón: el costo de oportunidad que representa responder una y otra vez a las mismas cuestiones y en filtrar y segmentar efectivamente.

Seamos honestos, con frecuencia, ocupar una vacante representa una ardua labor para los empleados del departamento de recursos humanos

Se trata de una actividad que implica recolección, procesamiento y clasificación de datos, para encontrar aquellos perfiles que más se parecen a lo que la organización está buscando.

Además, existe la necesidad de realizar una entrevista laboral, y algunos exámenes para evaluar las aptitudes de cada uno de los candidatos.

Todos estos procedimientos, implican una gran cantidad de tiempo y esfuerzo, para escoger a una persona que cumpla con todos los requisitos de la compañía. Sin embargo, los sistemas automatizados de conversación o chatbots han llegado para optimizar los procesos de reclutamiento, en el área de recursos humanos

Estos softwares informáticos, equipados con inteligencia artificial, pueden interactuar en tiempo real y, absorber información del entorno. En este sentido, los chatbots para realizar entrevistas laborales y contratación de personal están activos las 24 horas, los 7 días de la semana, lo que facilita que el aspirante pueda acceder al sistema en cualquier momento. 

Adicionalmente, de acuerdo a su configuración, los bots de conversación están capacitados para responder las inquietudes acerca del cargo, las responsabilidades que implica y la oferta salarial, entre otros.

¿Qué puede hacer un chatbot en el proceso reclutamiento de una empresa?

Recordemos que un bot es un sistema automatizado de conversación, capaz de mantener conversaciones en doble vía, en tiempo real. Actualmente, los bots conversacionales (con Inteligencia Artificial incluida)  tienen muchos beneficios, y pueden ser utilizados en diversas áreas, tales como: Atención al clientesistemas de comunicación interna y externa, y más recientemente, recursos humanos.

De tal manera que, implementar un chatbot de reclutamiento permite a las organizaciones estar en constante captación de expertos y profesionales en distintas áreas, en todas partes del mundo. Esto, también se debe a su capacidad para estar activo las 24 horas del día, incluso los fines de semana; a diferencia del elemento humano, cuya atención y resistencia a las exigencias actuales es más limitada. 

Asimismo, este software de conversación para contratación de personal, también puede brindar atención personalizada y oportuna al público interno, una función especialmente atractiva cuando se necesita brindar asistencia a los nuevos empleados, durante la etapa de inducción. Además, es una herramienta realmente efectiva en la recepción de solicitudes y agilización de trámites burocráticos.

Beneficios de implementar un chatbot para contratación de personal

Antes del año 2020, una gran parte de las empresas del mundo se resistía al proceso de transformación digital y al trabajo remoto; no obstante, el Covid-19 aceleró la necesidad de adaptación y ahora, las organizaciones que quieren continuar a la vanguardia en el uso de herramientas tecnológicas, están automatizando la mayor parte de sus actividades. 

En este marco de ideas, algunas ventajas de invertir en un bot de conversación para reclutamiento de personal, son:

Agilizar la fase de contratación

En la fase de contratación, no solo participan los candidatos a ocupar la vacante, también están implicados los empleados de recursos humanos. En consecuencia, ejecutar un chabot, optimizará las etapas de filtración de perfiles, organización de la base de datos, entrevistas laborales y finalmente, la adquisición de nuevos talentos.

Reducción de gastos

Sin embargo, un bot de conversación puede cubrir estas necesidades, con una inversión única. Lo que se traduce en un ahorro de tiempo, al automatizar la mayor parte de las labores.

Pagar el salario mensual, prestaciones, vacaciones, seguro y jubilación de un empleado que esté activo las 24 horas, los 7 días de la semana, indudablemente sería un gasto incalculable.

Seguimiento

Al implantar la función de “Evaluación de desempeño” en la configuración de un chatbot para contratación de personal, es posible seguir de cerca la evolución de los empleados, en la búsqueda de tener una organización más eficiente

Un bot puede ayudar a enviar correos electrónicos desde el mismo CRM conectado a cualquiera de los servicios de Email Marketing. De esta manera podría volver a “abrir” la sesión el solicitante por si hubo alguna cosa que no haya quedado clara.

Clasificación

Un chatbot para reclutamiento también puede clasificar a los candidatos, de acuerdo a sus cualidades. Al mismo tiempo, esta herramienta representa una gran oportunidad de construir una base de datos, almacenando la información de un sinnúmero de expertos y profesionales, que aplicaron al proceso de selección

La segmentación es todo ahora. Con eso podemos conseguir alimentar una base de datos para el futuro y así poder contactar a otros futuros aspirantes.

Aspirantes de calidad

Al ser una máquina equipada con tecnología de inteligencia artificial, un bot de conversación será totalmente objetivo acerca de la preparación de cada uno de los aspirantes, almacenando los datos de aquellos que no superen el filtro de selección, y conservando a la vista a los que tienen las competencias necesarias para ocupar la vacante

¿Cuáles son las tareas principales de un chatbot de reclutamiento?

Ciertamente, las posibilidades con un chatbot de contratación de personal son infinitas; pero, dependiendo de los requerimientos corporativos y la cantidad de funciones, el proceso de configuración puede ser más o menos complejo. Entre las tareas que puede asumir un bot conversacional, es posible enumerar:

Conectar con profesionales

Incorporar un bot de conversación para la página web y las redes sociales de la empresa, es una gran opción para captar nuevos talentos, de forma fácil, rápida y sencilla. 

Los profesionales de cualquier industria esperan tener una comunicación humana en algún punto, evidentemente el proceso de reclutamiento no es corto, pero un bot podría comenzar haciendo el trabajo de ingreso de la primer parte de la papelería, filtrar y delimitar.

También puede segmentar y llevar a diferentes rutas a los participantes, de tal manera que sea más cómodo para ellos y más eficiente para el equipo de entrevista.

Respuestas automatizadas a preguntas constantes

Gestionar las preguntas más frecuentes de los candidatos, durante la etapa de reclutamiento, de manera eficiente, también es una labor que puede desempeñar un bot de conversación.

Esta es la mejor parte de estos bots. Pueden preguntar y ayudar a llevar toda la información repetitiva a un CRM o segmentarlo de forma eficaz para que sea convertido en mejores captaciones de talento.

Comunicación constante durante el proceso de selección

Muchas veces, el número de aspirantes es tan grande, que los empleados de RRHH no se dan abasto para mantener una comunicación cercana, e informarles en todo momento acerca de la evolución del proceso, lo que se entiende como falta de cortesía.

De tal manera que, contar con un bot conversacional es una gran forma de agilizar las tareas del área de RRHH y simultáneamente, mantener el interés de los profesionales por pertenecer a la organización.

Automatización

Los chatbots pueden descartar solicitudes que no se ajustan a la vacante en segundos, ahorrando un recurso tan indispensable como el tiempo y paralelamente, garantizando que los empleados se enfoquen en las tareas que realmente necesitan ser atendidas por un humano.

¿Qué pasa con los talentos en otros horarios? sería imposible tener un equipo dedicado para todos los husos horarios, por eso, el automatizar este proceso puede simplificarlo todo a favor nuestro.

Entrevistas

El proceso de programación y ejecución de entrevistas también es una ventaja de contar con un bot de conversación, es sólo incorporar el cuestionario en el sistema, colocarle las diferentes variantes que podría significar y evaluar mejoras de los procesos.

Exámenes y Tests avanzados

¿Imagina que puedas incluir un caso rápido a resolver? una ecuación o un test psicológico previo a las entrevistas para determinar en cuántos segundos responde, en cuántas palabras y si falló en algún factor ortográfico.

Todo esto de manera automática, mientras revisas los prospectos que ya superaron la primer parte “BOT”.

¿Para Qué Están Usando Chatbots Los Reclutadores? Casos Reales

Realizamos 3 entrevistas a diferentes empresas en Guatemala y les pedimos que indicaran cuál fue la razón principal por la que comenzaron a usar un chatbot de reclutamiento.

Esto fue lo que nos dijeron:

La mayoría de las organizaciones comenzaron a usar chatbots de reclutamiento para preseleccionar y calificar a los candidatos, seguido de cerca por la programación de entrevistas. Con base en estos resultados, es justo asumir que la selección y calificación de los candidatos y la programación de entrevistas son los principales puntos débiles de reclutamiento, que la adopción de chatbots busca abordar.

Hay una cuestión clave a considerar cuando comparamos los resultados de cómo los solicitantes están respondiendo positivamente a los chatbots de reclutamiento, versus los resultados en torno a sus principales usos: Es imposible saber con qué funciones de los chatbots los solicitantes están contentos y cuáles no.

Por ejemplo, aunque el 40% de las organizaciones comenzaron a usar chatbots para pre-seleccionar a los candidatos potenciales, esta puede haber sido la única parte del viaje del candidato con la que el solicitante no tuvo una experiencia positiva.

Solicitar Comentarios de los Solicitantes para Mejorar la Experiencia de los Candidatos.

Adoptar un chatbot de reclutamiento es solo el primer paso: asegurarse de que tenga un impacto positivo en sus solicitantes y candidatos es el siguiente.

Conclusiones importantes

Un chatbot de reclutamiento es un software hecho a la medida de tu empresa que utiliza la tecnología de IA para entender los mensajes de una persona y saber cómo responder, básicamente sin una neurona artificial como puede ser Watson, Dialogflow, Lex (Amazon) u otros sistemas de inteligencia artificial, un bot de reclutamiento es un formulario interactivo aburrido, por eso es VITAL instalarle funciones avanzadas de Natural Language Processing.

Los principales beneficios de usar un chatbot incluyen automatizar las tareas de reclutamiento de la parte superior del embudo, como la precalificación del candidato y la programación de entrevistas para acelerar el tiempo de contratación y mejorar la experiencia del candidato. ¿Cuánto tiempo pierde RRHH atendiendo cientos de perfiles que no llegan ni a fase I?

Los principales desafíos de usar un chatbot en el reclutamiento incluyen la falta de estandarización en los mensajes de texto, cuán “humano” y personalizado debe ser un chatbot y no saber cómo reaccionarán los candidatos.

Las organizaciones que son pioneras en el uso de chatbots de reclutamiento incluyen la Universidad Estatal de Georgia, el Ejército de los Estados Unidos y Sutherland, un proveedor de servicios de TI.

Solicitar comentarios y feedback sobre tu chatbot reclutador es clave para garantizar que no solo tu chatbot funcione para tu empresa, sino también para sus solicitantes.

¿Quieres probar un BOT en Messenger? hicimos un ejercicio interesante que podía darte una idea de cómo lograrlo en web, Whatsapp o Messenger.

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